Paragraaf bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording

In de ‘Verordening financieel beleid, beheer en organisatie’ heeft de raad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 (rapporteringsgrens) in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. In onderstaande toelichting rapporteren wij over de bevindingen met betrekking tot de toepassing van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium heeft betrekking op de hoogte van de baten en lasten, in de door de raad vastgestelde begroting en de door de raad vastgestelde investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Wij hebben de toepassing van dit criterium getoetst. Onze bevindingen zijn opgenomen in onderstaand overzicht. Daarnaast geven wij aan welke maatregelen worden genomen om deze fouten in de toekomst te voorkomen.

Begrotingscriterium - Overschrijding lasten programma’s

Er zijn overschrijdingen van lasten geconstateerd. Deze zijn formeel onrechtmatig, maar blijven binnen de vastgestelde acceptatiegrens en worden daarom als acceptabel beschouwd. Er worden geen maatregelen getroffen om deze overschrijdingen te voorkomen.
De inhoudelijke toelichting bij de begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau zijn opgenomen in het hoofdstuk ‘Bestuurlijke samenvatting’ in het jaarverslag.

Begrotingscriterium - Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

De totale omvang van de overschrijding op investeringsbudgetten (kredieten) bedraagt € 109.000. Deze overschrijding wordt veroorzaakt door een overschrijding op de kredieten ‘Nieuwe sluis fase 1 riolering’ (€ 101.408) en ‘Verlichtingsplan 2025’ (€ 7.556). Deze onrechtmatigheid kwalificeert als bruto afwijking in de rechtmatigheidsverantwoording.
Overschrijdingen kunnen worden voorkomen door tijdige signalering en bijsturing: bij dreigende overschrijdingen legt het college vooraf een kredietwijziging voor aan de raad en zorgt het voor realistische ramingen en strakke projectbeheersing.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in het normenkader en hebben betrekking op de aspecten recht, hoogte en duur.

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed

De financiële rechtmatigheidsfouten zijn ontstaan doordat inkoopdossiers met uitgaven boven de wettelijke aanbestedingsdrempels niet tijdig Europees zijn aanbesteed. Bij alle uitgaven boven de € 10.000 (excl. btw) is de standaardprocedure dat door de budgethouder een inkoopstartdocument wordt ingevuld. Hierdoor wordt de afdeling inkoop van het Shared Service Centrum Ons voorafgaand ingeschakeld en kan een advies uitbrengen over onder andere het type procedure dat dient te worden gevolgd. Daarnaast monitoren wij dit halfjaarlijks achteraf door middel van een spendanalyse. Opgemerkt hierbij is dat geconstateerde aanbestedingsfouten vaak een langdurig effect hebben, omdat de onderliggende contracten veelal meerdere jaren betreffen.
Voor acht van de tien ten onrechte niet Europees aanbestede inkopen geldt dat deze, in samenwerking met het Shared Service Centrum Ons, in 2026 alsnog worden aanbesteed. De totale omvang hiervan bedraagt € 884.000. Voor een tweetal bevindingen geldt dat het momenteel niet wenselijk is om de huidige contracten te verbreken, waardoor een afwijking op het inkoopbeleid zal worden opgenomen. Hiervan is de totale omvang € 354.000. Met betrekking tot de inhuur van diensten zijn twee opdrachten ten onrechte niet Europees aanbesteed (totale omvang bedraagt € 68.000). Deze onrechtmatigheden zijn het gevolg van het overschrijden van de aanbestedingsdrempel voor diensten en leveringen.
Uit de controle op de aanbestedingen blijkt verder dat het interne inkoopbeleid, o.a. gebaseerd op de gids proportionaliteit, in voldoende mate is nageleefd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Op 17 oktober 2023 is door het college van burgemeester en wethouders beleid vastgesteld, dat is ingegaan per 1 januari 2023.

Uit de analyse van het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium is geen misbruik en oneigenlijk gebruik naar voren gekomen. Het college heeft geen fouten geconstateerd op het criterium M&O.